Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

SiteBirds, gevestigd aan Weidehommel 8, 1562 LK Krommenie en ingeschreven onder KVK-nummer 99427303, is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die SiteBirds voor eigen doeleinden verwerkt. Vragen en privacyverzoeken kunnen naar hello@sitebirds.com.

Bij beheer van een klantwebsite kan SiteBirds persoonsgegevens namens de klant verwerken. De klant is dan doorgaans verwerkingsverantwoordelijke en SiteBirds verwerker; daarvoor maken partijen aparte schriftelijke afspraken.

Bij een ondernemersroute binnen outplacement leggen SiteBirds en de werkgever of outplacementpartner vóór de start vast wie voor welke verwerking verantwoordelijk is. De deelnemer krijgt vooraf informatie over gegevensgebruik, rapportage en contactpersonen. SiteBirds deelt niet automatisch de inhoud van gesprekken, ondernemingsplannen of persoonlijke projectinformatie met de werkgever.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van jouw contact met SiteBirds verwerken wij:

• naam, e-mailadres, optioneel telefoonnummer en bedrijfsnaam;
• branche, werkgebied, gewenste bedrijfsnaam en voorkeursdomein;
• antwoorden uit het Startplan, zoals startfase, doelgroep, al geregelde onderdelen en gewenste hulp;
• organisatie, zakelijke rol en samenwerkingsvraag van werkgevers en outplacementpartners;
• bij een outplacementtraject: afgesproken trajectstatus, contactmomenten, besluiten en noodzakelijke voortgangsinformatie;
• aanvragen, correspondentie, afspraaknotities, offertes en contractgegevens;
• projectinformatie, aangeleverde teksten, afbeeldingen, bestanden en feedback;
• factuurgegevens en betalingsstatus, maar geen volledige kaart- of bankinloggegevens;
• AI-chatberichten, sessiegegevens en de pagina waarop het gesprek begon;
• IP-adres, browser, apparaat, tijdstip, opgevraagde URL en beveiligingslogs;
• cookie- en analyticsvoorkeuren;
• gegevens over verleende technische of gedelegeerde toegang.

Niet-ingediende antwoorden uit het Startplan worden niet als aanvraag aan SiteBirds verzonden. De inhoud gaat pas naar SiteBirds wanneer je zelf kiest voor “Dien mijn aanvraag in”.

3. Waarom en op welke grondslag?

De AI-chat neemt geen besluiten met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen.

4. Met wie delen wij gegevens?

Alleen voor zover nodig kunnen gegevens worden verwerkt door:

• hosting- en infrastructuurleveranciers;
• Brevo voor transactionele e-mail en afleverinformatie;
• OpenRouter en de geselecteerde modelprovider wanneer iemand de AI-chat gebruikt;
• een facturatie- of boekhoudleverancier;
• Hostinger, Google, Microsoft of andere door de Klant gekozen leveranciers tijdens inrichting van het eigen account;
• professionele adviseurs of bevoegde autoriteiten wanneer dit wettelijk nodig is.

SiteBirds verkoopt geen persoonsgegevens. Iedere leverancier krijgt alleen de gegevens die nodig zijn voor zijn taak.

Bij een outplacementtraject ontvangt de werkgever of outplacementpartner uitsluitend de informatie die vooraf met de deelnemer en opdrachtgever is vastgelegd. Inhoudelijke notities, inloggegevens, financiële gegevens en het volledige ondernemingsplan worden niet standaard gerapporteerd.

5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers of modelproviders kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer de AVG dat vereist, gebruikt SiteBirds een erkend doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen, en beoordeelt SiteBirds welke aanvullende maatregelen passend zijn.

6. Hoe lang bewaren wij gegevens?

SiteBirds bewaart gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Bij het bepalen van de termijn kijken we naar de aard en gevoeligheid van de gegevens, de status van een aanvraag of opdracht, mogelijke geschillen, beveiligingsnoodzaak en wettelijke verplichtingen.

• Niet-ingediende Startplannen worden niet als aanvraag door SiteBirds opgeslagen.
• Aanvragen zonder opdracht worden verwijderd of geanonimiseerd zodra redelijkerwijs geen vervolg meer wordt verwacht en geen rechtsvordering bewaring vereist.
• Projectgegevens worden na overdracht verwijderd wanneer ze niet meer nodig zijn voor nazorg, beheer, een rechtsvordering of een afgesproken archief.
• AI-chat- en beveiligingsgegevens worden zo kort mogelijk bewaard, rekening houdend met misbruikonderzoek en technische foutanalyse.
• Fiscale administratie wordt in beginsel zeven jaar bewaard wanneer de wet dat vereist.
• Back-ups verdwijnen volgens hun normale roulatie nadat gegevens uit het actieve systeem zijn verwijderd.

Je kunt altijd vragen welke termijn in jouw situatie geldt.

7. Cookies, lokale opslag en analytics

SiteBirds gebruikt noodzakelijke lokale opslag om jouw cookievoorkeur te onthouden. Die keuze vervalt uiterlijk na 180 dagen, waarna we opnieuw om een keuze kunnen vragen.

Google Analytics wordt alleen geladen nadat je op “Accepteren” hebt geklikt. Het kan gegevens verwerken over bezochte pagina’s, interacties, apparaat, browser en globale locatie. SiteBirds stuurt geen naam, e-mailadres, telefoonnummer, voorkeursdomein of aanvraagnummer naar analytics.

Kies je “Alleen noodzakelijk”, dan laden we geen analytics. Had je eerder toestemming gegeven, dan schakelen we verdere analytische meting op de huidige pagina uit. Je kunt je keuze even gemakkelijk wijzigen:

8. Beveiliging

SiteBirds neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteld transport, beperkte toegangsrechten, afzonderlijke accounts en waar beschikbaar MFA. Geen enkele digitale omgeving is volledig risicoloos.

Deel geen vertrouwelijke gegevens, bijzondere persoonsgegevens, wachtwoorden of verificatiecodes via de publieke AI-chat of het vrije berichtveld.

9. Jouw privacyrechten

Je kunt, voor zover de wet dat in jouw situatie geeft, verzoeken om:

• inzage in jouw persoonsgegevens;
• correctie of aanvulling;
• verwijdering of beperking;
• gegevensoverdracht;
• bezwaar tegen een verwerking;
• intrekking van toestemming voor de toekomst.

Stuur je verzoek naar hello@sitebirds.com. SiteBirds reageert in beginsel binnen één maand en mag redelijke informatie vragen om jouw identiteit te controleren. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Verplichte gegevens

Gegevens die nodig zijn om een voorstel of opdracht uit te voeren moeten worden verstrekt. Zonder die gegevens kan SiteBirds een aanvraag mogelijk niet beoordelen of de dienst niet leveren. Het telefoonnummer in het Startplan is optioneel.

11. Kinderen

De dienstverlening is gericht op (aankomende) zakelijke ondernemers en niet op kinderen. SiteBirds verzamelt niet bewust gegevens van kinderen via het Startplan.

12. Wijzigingen

Bij een wezenlijke wijziging passen we de datum bovenaan aan en informeren we actief wanneer dat passend is. Een nieuwe verwerking die toestemming vereist begint niet zonder een nieuwe geldige keuze.

13. Contact