Administratie voor zzp’ers: richt het in vóór het druk wordt

De Belastingdienst verlangt dat je administratie controleerbaar is. Tegelijk heeft de administratie voor jou een tweede functie: op tijd zien of omzet, openstaande facturen, kosten en reserveringen nog gezond zijn.

Bewaar de basis volledig en toegankelijk

Denk aan verkoop- en inkoopfacturen, bankgegevens, contracten, offertes, urenregistratie waar relevant, ritten, bedrijfsmiddelen en correspondentie die afspraken onderbouwt. Bewaar ook bewijs van aanloopkosten en uren voordat je onderneming formeel start.

De Belastingdienst noemt voor basisgegevens in het algemeen een bewaartermijn van zeven jaar. Voor onroerende zaken en bepaalde regelingen kan tien jaar gelden. Een scan mag praktisch zijn, maar zorg dat gegevens gedurende de hele termijn leesbaar, volledig en opvraagbaar blijven.

Scheid zakelijke en privé-geldstromen

Voor een eenmanszaak is een zakelijke rekening volgens KVK niet wettelijk verplicht, maar een aparte rekening geeft veel meer overzicht. Controleer ook de voorwaarden van je bank: een privérekening mag vaak niet zakelijk worden gebruikt.

Maak daarnaast spaarpotten of aparte rekeningen voor btw, inkomstenbelasting, onderhoud en rustige maanden. Het exacte percentage is afhankelijk van jouw winst, aftrekposten en situatie; laat dat zo nodig door een boekhouder of fiscalist berekenen.

Kies software op je proces, niet op de langste functielijst

• kun je offertes omzetten naar facturen?
• worden banktransacties automatisch ingelezen en herkenbaar gekoppeld?
• kun je bonnetjes eenvoudig vanaf je telefoon aanleveren?
• ondersteunt het pakket btw-aangifte en eventuele uren of ritten?
• kan je boekhouder meekijken zonder jouw hoofdwachtwoord?
• kun je alle gegevens exporteren als je wilt overstappen?
• zijn support, beveiliging en back-ups duidelijk geregeld?

Een goedkoop pakket dat niet aansluit op jouw werk kost iedere maand handmatig herstelwerk. Een uitgebreid pakket is evenmin beter als je 80% nooit gebruikt.

Maak één wekelijkse en één maandelijkse routine

Iedere week

• verwerk inkomende facturen en bonnetjes;
• controleer betalingen en stuur zo nodig een herinnering;
• registreer uren of kilometers als dat voor jou relevant is;
• verstuur facturen direct na de afgesproken mijlpaal.

Iedere maand

• vergelijk omzet, kosten en banksaldo;
• controleer btw- en belastingreserveringen;
• bekijk welke klanten of diensten veel openstaand werk veroorzaken;
• maak een back-up of controleer of export mogelijk is.

Bepaal bewust wat je zelf doet

Je kunt dagelijkse invoer zelf doen en periodiek laten controleren, of meer uitbesteden. Spreek af wie verantwoordelijk is voor tijdige en volledige aanlevering, wie aangiften indient en wie controles uitvoert. Ook bij uitbesteding blijf je als ondernemer verantwoordelijk voor je administratie.

SiteBirds kan de praktische keuze en inrichting helpen voorbereiden, maar geeft geen individueel fiscaal advies en dient geen aangifte in.